Ministru kabineta 2020. gada 9. jūnija noteikumi Nr. 360 "Epidemioloģiskās drošības pasākumi Covid-19 infekcijas izplatības ierobežošanai" (turpmāk – Noteikumi) paredz, ka darbavietā darba telpā var pulcēties personas, nelietojot mutes un deguna aizsegus un neievērojot divu metru distanci, ja tās ir vakcinētas vai pārslimojušas Covid-19 infekciju. Kā arī darba devējam, lai nodrošinātu uzņēmuma darbības ilgtspēju vai publisko pakalpojumu sniegšanu, ir tiesības pieprasīt un apstrādāt no darbinieka iegūto informāciju par atbilstību vakcinētas vai Covid-19 infekciju pārslimojušas personas statusam, ko apliecina sadarbspējīgs pārslimošanas vai vakcinācijas sertifikāts. Noteikumi atvieglotos darbinieku pulcēšanās nosacījumus paredz attiecībā uz personām, kurām ir  sadarbspējīgs pārslimošanas sertifikāts, kas apliecina, ka persona ir pārslimojusi Covid-19 infekciju, vai sadarbspējīgs vakcinācijas sertifikāts, kas apliecina, ka persona ir vakcinēta pret Covid-19 infekciju, atbilstoši Noteikumu 38.²⁷ punkta ievaddaļā minētajiem kritērijiem.²

Informācija par personas veselības stāvokli, piemēram, darbinieks ir bijis inficēts ar Covid-19 vai nav, kā arī vai darbinieks ir vakcinējies pret Covid-19, ir īpašo kategoriju personas dati Vispārīgās datu aizsardzības regulas (turpmāk – Regula) izpratnē, savukārt informācijas iegūšana, iekļaušana dokumentos un pēc tam lietvedības sistēmā (kartotēkā) vai šādas informācijas glabāšana elektroniskajā sistēmā ir personas datu apstrāde. Apstrādāt informāciju par personu veselību drīkst tikai, ja pastāv Regulas 6. un 9. pantā noteiktais pamatojums.

Tiesiskais pamats informācijas par vakcinācijas statusa vai informācijas par pārslimošanu ar Covid-19 saņemšanai konkrētajā gadījumā ir Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, apstrādes nolūku nosakot tiesību aktos, un 9. panta 2. punkta i) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā – aizsardzībai pret nopietniem pārrobežu draudiem veselībai vai augstu kvalitātes un drošības standartu nodrošināšanai.³

Kamēr ir spēkā attiecīgais normatīvais regulējums, darba devējiem ir tiesības prasīt darbiniekiem uzrādīt sadarbspējīgu sertifikātu, kas apliecina, ka darbinieks atbilst šādiem kritērijiem: ir vakcinēts vai ir pārslimojis ar Covid-19 pēdējo 180 dienu laikā. Ja darbinieks informāciju nesniedz, darba devējs uzskata viņu par tādu, kas neatbilst minētajiem kritērijiem un nevar attiecināt uz darbinieku epidemioloģisko prasību atvieglojumu.

Katra darba devēja ziņā ir izvērtēt, vai tas ir spējīgs nodrošināt attiecīgas prasības, resursu ieguldījumu attiecībā uz informācijas pārbaudes rīku ieviešanu, un izlemt, vai darbavietā tiks ieviesti epidemioloģisko prasību atvieglojumi vai ne.

Valstī noteiktās epidemioloģiskās situācijas rezultātā izdotie normatīvie akti dod darba devējiem skaidru tiesisko pamatu datu apstrādei, tomēr papildus tiesiskajam pamatam tiem ir jāievēro arī citi Regulas noteikumi. Konkrētajā gadījumā vēršam uzmanību uz Regulas 5. pantā noteiktajiem datu apstrādes principiem, kuros tiek īpaši uzsvērts, ka datu apstrādei jābūt minimizētai, godprātīgai, likumīgai, precīzai un drošai attiecībā pret personām, kuru datus apstrādā.

Tas nozīmē, ka darba devējs drīkst apstrādāt tikai tādu personas datu apjomu, kāds nepieciešams nolūka sasniegšanai, t.i., nepieciešams tikai konstatēt faktu, ka persona atbilst Noteikumu 38.²⁷ punktā minētajiem kritērijiem. Lai konstatētu faktu, ka persona ir vakcinēta vai pārslimojusi Covid-19, nav nepieciešams kopēt sadarbspējīgo sertifikātu, bet pietiek ar atzīmi sistēmā (vai reģistrācijas žurnālā), norādot personas vārdu, uzvārdu, amatu un informāciju, ka persona atbilst Noteikumu 38.²⁷ punktā minētajiem kritērijiem, tādējādi apstrādājot personas datus minimālā apjomā un vienlaikus sasniedzot nolūku. Papildus ir jāņem vērā – lai arī ir skaidri noteikts normatīvais ietvars personas datu apstrādei konkrēta nolūka sasniegšanai, jebkurā gadījumā ir jāspēj nodrošināt savlaicīgu un korektu datu iznīcināšanu, pienākot to dzēšanas termiņam, tādēļ ir jāizvērtē labākais veids, kā nodrošināt kontroli, lai neglabātu datus ilgāk, kā vajadzīgs.

Pārliecinoties par darbinieku atbilstību Noteikumu kritērijiem, darba devēji var:

• Veikt sadarbspējīga vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikāta (turpmāk – Sertifikāts) pārbaudi

Šāda pārbaude var notikt katru dienu, darbiniekam ierodoties darbā un uzrādot Sertifikātu. Ja Sertifikāts ir derīgs, darbinieks var turpināt darbu, neievērojot noteiktās epidemioloģiskās prasības. Savukārt, ja sertifikāts nav derīgs, darbinieks var pildīt savus pienākumus attālināti vai pildīt savus pienākumus klātienē, ievērojot visas epidemioloģiskās prasības.

Noteikumi neparedz obligātu rakstisku uzskaiti atbilstības kritērijiem (žurnālā vai informācijas sistēmā). Līdz ar to ir iespējams veikt pārbaudi atbilstības kritērijiem uz vietas, katru reizi uzrādot apliecinājumu, neveicot rakstisku personas datu apstrādi (no darba devēja puses). Šādos gadījumos uz tādu personas datu apstrādi nebūs attiecināmas Regulas prasības, jo uzskaite kartotēkas veidā vai elektroniski nebūs veikta.

Gadījumos, kad kolektīvi nav lieli un ir iespējams apzināt konkrētas 20 personas, Inspekcija nesaredz nepieciešamību veidot kādu speciālu rakstisko uzskaiti, jo Noteikumu kritēriju pārbaude var tikt nodrošināta, pārbaudot Sertifikātu, minimizējot personas datu apstrādi, bez Regulas prasību attiecināšanas uz konkrēto darbību. Piemēram, ja darba kolektīvā ir desmit darbinieku un darba devējs ir vienu reizi pārliecinājies, ka visi darbinieki ir vakcinējušies, nebūtu nepieciešams prasīt uzrādīt Sertifikātu katru dienu, jo šajā gadījumā atbilstība kritērijam nevar mainīties.

• Veidot to darbinieku uzskaiti (sarakstu), kuri atbilst Noteikumu 38.²⁷ punkta ievaddaļā minētajiem kritērijiem

Darba devējs var veikt vispārīgu darbinieku, kuri atbilst kritērijiem, uzskaiti. Uzskaite var tikt veikta, sastādot sarakstu vai izmantojot kādu citu elektronisko rīku. Uzskaitē/sarakstā ir jāatspoguļo atbilstība kritērijiem vispārīgi, nevis jānodala atsevišķi katrs kritērijs (vai darbinieks ir vakcinējies vai pārslimojis).

Uzskaitē/sarakstā būtu iekļaujama informācija, kas identificē darbinieku, – vārds, uzvārds un amata nosaukums. Sarakstā nebūtu iekļaujama un nodalāma informācija par darbiniekiem, kuri ir vakcinējušies, un informācija par darbiniekiem, kuri ir pārslimojuši Covid-19. Šie divi kritēriji ir vienlīdzīgi, un darba devējiem nav tiesiskā pamata dalīt darbiniekus grupās atkarībā no tā, kuram kritērijam darbinieks atbilst. Darba devējs var uzdot darbiniekam informēt darba devēju, kad darbinieks vairs nebūs atbilstošs kritērijiem, ja beigsies Noteikumos noteiktais periods viņa atbilstībai kritērijiem (piemēram, pagājušas 180 dienas pēc pārslimošanas vai 99 dienas no pirmās potes, bet otrā nav veikta).

Lai varētu pārliecināties par noteikto periodu, kurā darbinieks būtu atbilstošs prasībām, darba devējs var sastādīt uzskaiti noteiktam laika periodam. Saraksts var tikt sastādīts uz nākamo mēnesi (vai diviem vai citu periodu), un tajā tiktu iekļauti visi darbinieki, kuri būs atbilstoši Noteikumu kritērijiem visu mēnesi (vai diviem vai citu periodu). Veidojot sarakstu, darba devējam ir tiesības prasīt darbiniekam uzrādīt dokumentus, kas apliecina darbinieka atbilstību kritērijiem.

Ja darba devējs, veidojot uzskaiti/sarakstu, vēlas norādīt termiņu/konkrēto datumu, līdz kuram darbinieks atbilst kritērijiem, viņam būtu jānorada termiņš/datums visiem darbiniekiem. Tas būtu 180 dienas no Covid-19 pārslimošanas, 99 dienas no pirmās "Vaxzevria" vakcīnas saņemšanas. Ņemot vērā, ka šobrīd nav konkrēti zināms vakcinācijas iedarbības ilgums, juridiski var pieņemt, ka tas ir vismaz 180 dienas no dienas, kad ir pagājušas četrpadsmit dienas pēc pilna vakcinācijas kursa pabeigšanas. Šādā veidā darba devējam būs uzskaitīti visi termiņi un darbinieks būtu svītrojams no saraksta, iestājoties noteiktajam termiņam.

Darba devējs drīkst:

• veidot uzskaiti tikai par tiem darbiniekiem, kuri strādā klātienē. Ja darbinieks strādā attālināti, nav pamata prasīt no viņa atbilstību Noteikumu kritērijiem;
• prasīt darbiniekiem uzrādīt sadarbspējīgu vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikātu;
• veidot uzskaiti par personām, kuras ir vakcinētas vai pārslimojušas ar Covid-19, norādot vārdu, uzvārdu, amata nosaukumu un atzīmi, ka persona atbilst Noteikumos minētajiem kritērijiem;
• uzdot darbiniekiem, kuri strādā klātienē, informēt atbildīgas personas, ja darbinieka statuss mainās un viņš vairs neatbilst Noteikumu kritērijiem.

Darba devējs nedrīkst:

• kopēt vakcinācijas vai pārslimošanas ar Covid-19 apliecinošu dokumentu;
• pārrakstīt visu informāciju, kas iekļauta vakcināciju vai pārslimošanu apliecinošā dokumentā. Piemēram, organizācijai nav jāuzkrāj informācija par potēšanas datumu un to, vai cilvēks ir potējies vai izslimojis;
• glabāt informāciju par konkrēto personu ilgāk, nekā nepieciešams mērķa sasniegšanai. Piemēram, organizācija var reizi mēnesī atjaunināt informāciju, dzēšot iepriekšējo sarakstu, un dzēst pēdējo sarakstu, kad noteikumi vairs nepastāvēs;
• iegūt un nodot informāciju trešajai personai. Piemēram, darba devējam nav likumīga pamata lūgt vakcinācijas centram iesniegt informāciju par vakcinētajiem darbiniekiem, kā arī nav likumīga pamata nodot šo informāciju saviem sadarbības partneriem;
• padarīt sarakstu pieejamu organizācijas darbiniekiem, kuriem iepazīšanās ar informāciju par vakcināciju vai pārslimošanu nav saistīta ar tiešajiem amata pienākumiem. Rezultātam, kuru ar publicēšanu vēlas sasniegt darba devējs, jābūt tādam, ko nevar sasniegt citā veidā, neapstrādājot personas datus.