Nepieciešamība gūt pārliecību par ārvalstī izsniegtā dokumenta īstumu savu aktualitāti ir saglabājusi cauri gadsimtiem. Vēl jo vairāk – mūsdienu globalizētā vide šim jautājumam līdz ar nepieredzētu pārvietošanās un darījumu brīvību piešķir īpašu nozīmi, piemēram, attiecībā uz civilstāvokļa reģistrācijas aktiem, augstskolu diplomiem vai darījumu apliecinošiem dokumentiem. Tādēļ valstis vienmēr ir centušās rast risinājumus šai problēmai – sākot no senatnē pielietotā trīs godavīru apliecinājuma līdz modernajai dokumentu īstuma apliecināšanas sistēmai. Mūsdienās dokumentu īstuma apliecināšanas prasība balstās uz valsts suverēnajām tiesībām savā teritorijā noteikt ārvalstīs izdotu dokumentu aprites nosacījumus. Pašlaik pastāv divi starptautiski izmantoti publisku dokumentu īstuma apliecināšanas veidi – dokumentu legalizācija un apliecināšana ar uzrakstu Apostille.¹ Šajā rakstā tiks sniegts ieskats šo procesu praktiskajā norisē, tiesiskajā pamatojumā un būtiskākajos ar tiem saistītajos riskos. Vienlaikus šie dokumentu īstuma apliecināšanas procesi rada administratīvas barjeras dokumentu starptautiskai apritei un prasa papildu līdzekļus un laiku to izmantotājiem. Tādēļ valstis, kuras ir ieinteresētas plašākā savstarpējā sadarbībā un spējušas rast savstarpēju uzticēšanos attiecībā uz dokumentu aprites drošību, šo prasību atceļ. Raksta otrajā daļā tiks aplūkoti arī šie mehānismi.

1. Dokumentu īstuma apliecināšana

1.1. Legalizācija

Mūsdienās pielietotais vēsturiski senākais dokumentu īstuma apliecināšanas veids ir publisku dokumentu legalizācija. Galvenais apgrūtinājums, kuru palīdz pārvarēt legalizācijas process, ir nepieciešamība pārliecināties, ka dokumentu parakstījusī amatpersona ārvalstī tiešām ir bijusi tiesīga rīkoties un tā šo dokumentu tiešām ir parakstījusi. Katrai valstij, lai nodrošinātu šādu pārbaudi, būtu jāuzkrāj ziņas par visu citu valstu esošajām un bijušajām amatpersonām un to parakstu un zīmogu nospiedumu paraugi. Lai to padarītu iespējamu, starptautiskā sabiedrība ir radījusi kanālu šādas informācijas nodošanai, legalizācijas procesu nesaraujami saistot ar valstu diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību darbu un balstot principā, ka valsts diplomātiskā un konsulārā dienesta amatpersonas (turpmāk – konsulārās amatpersonas) ir savas valsts pilnvaroti pārstāvji ārvalstīs un līdz ar to drīkst apliecināt savas valsts amatpersonas izdota dokumenta īstumu. Savukārt otras valsts diplomātiskais un konsulārais dienests apliecina, ka ir akreditējis šo ārvalsts konsulāro amatpersonu un tā šajā valstī ir tiesīga rīkoties šādā kapacitātē. Līdz ar to katrai valstij ir jāuzkrāj ziņas un parak­stu paraugi par divu veidu amatpersonām – pašas valsts amatpersonām un ārvalstu konsulārajām amatpersonām.

Pats legalizācijas process ietver vairāku pakāpju apliecinājumu virkni. Tās īsākajā variantā sākotnēji dokumenta īstumu apliecina izdevējvalsts konsulārā amatpersona, pēc tam ārvalsts, kurā dokuments tiks lietots, konsulārā amatpersona apliecina dokumenta izdevējvalsts konsulārās amatpersonas tiesības veikt šādu apliecinājumu un paraksta (zīmoga) īstumu. Abi apliecinājumi tiek veikti ar legalizācijas uzrakstiem uz dokumenta. Latvijā dokumentu īstuma apliecināšanu ar legalizācijas uzrakstiem veic tam pilnvarotas diplomātiskās un konsulārās dienesta amatpersonas,² un šāds regulējums saglabājas arī pēc 2019.