Kopš mūsu ikdienā ir ienākuši elektroniskie dokumenti un valsts pārvaldē vairums procesu ir elektronizēti informācijas sistēmās, LNA loma ir kļuvusi neskaidra. Lai noskaidrotu, vai iedzīvotāji var paļauties, ka pēc daudziem gadiem LNA spēs sniegt izziņas jomās, kurās šodien viss tiek apstrādāts elektroniski, Valsts kontrole (VK) veikusi lietderības revīziju, kurā vērtējusi elektronisko dokumentu aprites un glabāšanas jomas attīstību valstī.

VK konstatējusi, ka trūkst viena no galvenajiem priekšnoteikumiem – izpratnes par to, kas veido Latvijas nacionālo dokumentāro mantojumu, lai resursus koncentrētu uz svarīgāko dokumentu atlasi un uzglabāšanu. LNA ir izstrādājis paraugsarakstu, kurā noteicis, ka jāuzglabā dokumenti saistībā ar publiskiem iepirkumiem, grāmatvedību, personālu, rīkojumi, taču nav skaidrības par pārējo - kuri valsts informācijas sistēmās pastāvīgi uzglabātie dati un to atribūti veido elektronisko dokumentu, un ir nododami arhīvā.

Rezultātā tikai no divām valsts informācijas sistēmām – no Centrālās statistiskas pārvaldes un no Pilsonības iegūšanas un zaudēšanas informācijas sistēmas saņemti dati uzglabāšanai LNA. Visi pārējie elektroniskie dokumenti glabājas iestādēs. LNA jau ir izvērtējis, ka vēl 106 valsts informācijas sistēmas satur datus ar arhīvisko vērtību. Konstatētais liecina, ka valsts plānošanas dokumentos noteiktās prioritātes un uzdevumi saistībā ar elektronisko dokumentu arhivēšanas jomu nav īstenoti, un LNA nākotnē var zaudēt elektronisko dokumentu un datu glabāšanas funkciju.

No pēdējo trīs gadu laikā LNA glabāšanā pieņemto lietu skaita, elektroniskie dokumenti veido tikai 0,27% - galvenokārt tā ir informācija par likvidētajām iestādēm. Viens no iemesliem ir tas, ka visā valsts pārvaldē elektronisko dokumentu aprite nedarbojas – 49% iestāžu savā starpā sarakstās papīra veidā. Revidenti aprēķinājuši, ka palielinot elektronisko dokumentu apriti kaut par vienu procentu, valsts katru gadu ieekonomētu līdz 113 tūkst. EUR.

Revidenti arī secinājuši, ka pāreja uz elektronisko dokumentu pieņemšanu un uzglabāšanu pašam LNA joprojām ir izaicinājums. Jau desmit gadus tiek īstenots projekts atbilstīgas infrastruktūras izveidei. Par 4 milj. EUR izstrādātā VVAIS programmatūra varēja sākt darboties 2013.gada novembrī, taču vēl šā gada augustā bija pieejama tikai daļa no paredzētajiem e-pakalpojumiem. VK ieskatā projekts ir vitāli nepieciešams, lai nodrošinātu mūsdienīgu darbu ar iestādēm un pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem, tomēr virzība un panāktais progress ir nepietiekams.

Analizējot elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumus, revidenti atklājuši arī, ka līdzvērtīgiem dokumentiem noteikti atšķirīgi glabāšanas termiņi, piemēram, Ķekavas novada pašvaldības darbinieku amata apraksti izrādījušies vērtīgāki un ilgāk glabājami, nekā Augstākās tiesas darbinieku amatu apraksti. Lieki resursi tiek tērēti arī uzglabājot lietas, kurām vairs nav arhīviskas vērtības. Piemēram, iepriekš pastāvīgi bija jāuzglabā inventarizācijas saraksti un pamatlīdzekļu pieņemšanas-nodošanas akti, kuri tagad jāglabā attiecīgi 10 vai 5 gadus.

Revīzijā sniegti 14 ieteikumi, kas veicinās izpratni par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem, nodrošinās, ka LNA ilgtermiņā veic dokumentu glabāšanas funkciju un veicinās VVAIS sistēmas izmantošanu.