Vadlīnijās ir aktualizēta informācija par norādes "Datums skatāms laika zīmogā" ietveršanu elektroniskajā dokumentā. Ir precizēta informācija, skaidrojot, ka jebkurā elektroniskajā dokumentā nebūtu ieteicams ietvert norādi "Datums skatāms laika zīmogā", jo šāda norāde būtu maldinoša. Norādi "Datums skatāms laika zīmogā" varētu, bet nav ieteicams ietvert tikai tādos elektroniskajos dokumentos, kuru parakstīšanas datums ir uzskatāms par attiecīgā dokumenta datumu, vai arī šādos gadījumos norādīt dokumenta datumu pašā dokumentā, nodrošinot, ka dokumentā norādītais datums sakrīt ar laika zīmoga datumu.

Tāpat vadlīnijas ir papildinātas ar šādiem jautājumiem:

1. Par vairāklīmeņu EDOC formāta pakotņu un parakstu veidošanu
   elektroniskajā dokumentā (t.s. "EDOC-s EDOC-ā"). Vadlīnijās ir ietverta informācija, ka šādu vairāklīmeņu EDOC formāta pakotņu un parakstu veidošana var raisīt neskaidrības kā dokumenta autoru starpā, tā arī dokumenta saņēmējam. Bet praksē var būt gadījumi, kad izvairīties no vairāklīmeņu EDOC formāta pakotnēm nav iespējams.
2. Par hibrīddokumentiem, ņemot vērā bieži uzdotos jautājumus un praksē novērotos gadījumus, kad tiek rasti risinājumi, lai parakstītu dokumentus, kas pastāv dažādos informācijas nesējos vai dažādās formās (piemēram, līgumu parakstot gan ar elektronisko parakstu, gan pašrocīgi).
3. Par izdošanas vietas nosaukuma norādīšanu protokolā, ja sapulce norit tiešsaistē. Ņemot vērā, ka Covid-19 infekcijas izplatības laikā ir pieaugusi dažādu procesu norise attālināti, tai skaitā sapulču rīkošana tiešsaistē, tad vadlīnijās ir sniegta informācija, ka šādos gadījumos ieteicams dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norādīt pēdējo zināmo dokumenta parakstītāja atrašanās vietu. Tāpat ieteicams minēt, ka sapulce notika tiešsaistē.
4. Ka fiziska persona var pati taisīt atvasinājumu no notariāli apliecinātas pilnvaras.

Vadlīnijās ir ietverts skaidrojums, ka Notariāta likumā ir noteikts, ka notariālo aktu grāmatas izrakstiem un notariālo aktu norakstiem ir jābūt notariāli apliecinātiem, taču normatīvajos aktos nav paredzēta prasība, ka minēto dokumentu kopijas pareizībai arī ir jābūt notariāli apliecinātai. Gadījumā, ja iestādē ir iesniegta notariāli apliecinātas pilnvaras kopija, kuru ir apliecinājusi fiziska persona, iestādei nav pamata apšaubīt šādas kopijas īstumu, ja vien uz to nenorāda un šaubas nerada kādi citi apstākļi. Ja šādas šaubas pastāv, tad iestāde var pieprasīt uzrādīt dokumenta oriģinālu atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma 6. panta sestajai daļai.

1. Par pienākumu paziņot par elektroniskā dokumenta saņemšanu. Vadlīnijās ir skaidrots, ka pienākums paziņot par elektroniskā dokumenta saņemšanu ir saistošs tikai valsts un pašvaldību institūcijām un attiecībā uz privātpersonām tas nav saistošs.
2. Par droša elektroniskā paraksta pārbaudi ES uzticamības sarakstā.

Vadlīnijās ir sniegta informācija, ka normatīvi pienākums pieņemt citu ES dalībvalstu drošos elektroniskos parakstus ir nostiprināts Elektronisko dokumentu likumā un Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 23. jūlija regulā (ES) Nr. 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ Direktīvu 1999/93/EK (turpmāk – Regula Nr. 910/2014/ES). Saskaņā ar Regulas Nr. 910/2014/ES 25. panta 3. punktu kvalificētu elektronisko parakstu, kura pamatā ir vienā dalībvalstī izsniegts kvalificēts sertifikāts, atzīst kā kvalificētu elektronisko parakstu visās citās dalībvalstīs. Kvalificēts elektroniskā paraksta sertifikāts atbilstoši Regulai Nr. 910/2014/ES tiek piešķirts uzticamības (sertifikācijas) pakalpojumu sniedzējam. ES dalībvalstīs atzītie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēji ir iekļauti Eiropas Komisijas publicētajā Uzticamības sarakstā.

Uzticamības sarakstā ir uzskaitīti sertificētie pakalpojumu sniedzēji 31 valstī, kuru pakalpojumi ir atzīti ES, kā arī pakalpojumu veidi, proti, kurš no pakalpojuma sniedzējiem nodrošina droša elektroniskā paraksta pakalpojumu, laika zīmoga pakalpojumu un citus pakalpojumus atbilstoši Regulai Nr. 910/2014/ES.

1. Par dokumentu tulkojumiem valsts valodā. Vadlīnijās ir sniegta informācija par obligātajiem rekvizītiem, kurus tulks norāda tulkojuma apliecinājumā, lai tulkojums atbilstu normatīvo aktu prasībām un būtu saistošs iestādei, kurā plānots tulkojumu iesniegt.

Atgādinām, ka vadlīnijas izstrādātas ar mērķi skaidrot normatīvajos aktos noteiktās prasības dokumentu (arī elektronisko dokumentu) izstrādāšanai un noformēšanai, sniedzot uzskatāmus piemērus noteikto prasību piemērošanai. Vadlīnijām nav saistoša rakstura, taču tās var tikt izmatotas kā palīglīdzeklis dokumentu izstrādāšanai un noformēšanai.

Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas